Déclaration de confidentialité et consentement – Practice Room Online et Rio Tinto
La présente déclaration de confidentialité vise à clarifier l’objectif du traitement de vos données personnelles lors de votre inscription et de votre participation subséquente à des séances de coaching avec Practice Room Online (PRO), un fournisseur tiers auquel Rio Tinto a fait appel pour faciliter la mise en œuvre du processus d’évaluation des 6 facteurs de performance.
Vous en apprendrez également davantage sur le traitement et la communication de vos données personnelles, ainsi que sur vos droits.
En premier lieu, il est important de souligner que la participation aux séances de coaching est une démarche entièrement volontaire. Rio Tinto vous propose ces séances dans le but de vous aider à améliorer vos compétences dans votre poste, si vous le souhaitez et en ressentez le besoin. Il n’y aura aucune conséquence si vous décidez de ne pas y prendre part, et votre choix ne sera en aucun cas perçu de manière négative. Rio Tinto ne surveillera pas la participation aux séances de coaching.
Ces séances de coaching avec PRO vous sont offertes car elles fournissent des renseignements intéressants sur la manière de gérer les conversations difficiles que vous pourriez avoir avec les gestionnaires (si vous travaillez en RH) ou vos subordonnés directs (si vous êtes un leader) dans le cadre du processus d’évaluation des 6 facteurs de performance. C’est une bonne occasion de s’exercer à tenir de telles conversations, à recevoir de la rétroaction et à progresser dans un environnement sûr.
Rio Tinto demeure responsable du traitement de vos données personnelles aux fins de l’application des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Practice Room Online est le fournisseur de services de traitement de données de Rio Tinto (ou la « partie mandatée », si vous résidez en Chine).
1. Traitement de vos données personnelles
Si vous choisissez de participer à une ou plusieurs séances de coaching avec PRO, vous devrez fournir des données personnelles, notamment votre prénom, votre nom, votre adresse courriel, votre poste, votre division, votre pays, votre fuseau horaire, votre langue de préférence et vos disponibilités.
Dans le cadre d’une séance de coaching, on vous invitera à vous préparer pour l’une des mises en situation proposées et à pratiquer un jeu de rôle. Un retour en temps réel vous sera fourni pendant l’appel. De plus, au début et à la fin de chaque séance, vous devrez répondre à des questions et classer différentes réponses selon votre niveau de confiance dans la gestion de la situation simulée. PRO peut ainsi effectuer le suivi des mesures de performance et évaluer l’effet bénéfique des séances sur les membres du personnel de Rio Tinto, en plus de compiler et de présenter le tout dans des rapports destinés à l’équipe Talents de Rio Tinto. Ces rapports comporteront aussi des statistiques agrégées sur le nombre de séances réservées par les membres du personnel de Rio, précisant le nombre de séances terminées et reportées, les absences des participants, ainsi que le nombre restant de séances disponibles. Ils ne permettent pas d’identifier les personnes, leur objectif étant uniquement de dégager des tendances et d’évaluer l’efficacité générale du programme.
Le traitement des données personnelles dans le cadre du programme de coaching PRO se fait selon votre consentement, qui sera consigné si vous décidez d’utiliser les renseignements fournis et de vous inscrire à une séance avec PRO. PRO enregistrera vos données personnelles conformément à sa politique de confidentialité (en anglais seulement). Veuillez prendre le temps de la lire et de la comprendre avant de vous inscrire.
Veuillez noter que l’enregistrement des séances est interdit, et que vous devez vous abstenir de communiquer au personnel de formation des renseignements personnels qui ne sont pas pertinents pour la séance. De plus, vous ne devez pas dévoiler de renseignements personnels sur d’autres personnes pendant la séance, y compris des membres de l’entreprise Rio Tinto. Même si vous vous préparez à une situation concrète, il est important que la personne chargée de votre formation ne prenne connaissance d’aucun renseignement confidentiel ou sensible, qu’ils soient de nature professionnelle ou personnelle. Les séances, scénarios et discussions doivent se dérouler dans le plus grand respect de la vie privée des autres membres de l’entreprise.
2. Accès à vos données personnelles
Vous-même, ainsi que les personnes qui gèrent le processus de réservation sur PRO, aurez accès à vos données personnelles sur la plateforme PRO. Toutefois, l’intention n’est pas de traiter ces données. Le personnel de formation de PRO ne traitera que les données personnelles nécessaires à la réalisation d’une séance efficace. Il s’adressera notamment à vous par votre nom et acquerra une connaissance générale de votre poste pour offrir une rétroaction et des conseils utiles.
3. Communication de vos données personnelles
Dans le cadre de ses activités, PRO collabore avec son équipe de formation (qui est composée de travailleurs autonomes) et des fournisseurs tiers (par exemple, Microsoft). Ces tiers peuvent avoir un accès limité à vos données personnelles pour faciliter la prestation de leurs services, mais uniquement si cela s’avère nécessaire. PRO a mis en œuvre des mesures de protection contractuelles pour protéger vos données personnelles lorsqu’elles sont traitées par ces tiers.
4. Renseignements sur nos fournisseurs de services et sur les transferts internationaux de données
Veuillez noter que PRO est basée au Royaume-Uni et héberge des données sur un serveur britannique. Il peut s’avérer nécessaire de transférer vos données personnelles vers d’autres pays, notamment des pays de l’Union européenne, Singapour ou l’Australie, conformément aux activités des fournisseurs tiers mentionnés précédemment. Ce transfert est principalement réalisé pour faciliter la prestation des services de coaching par l’équipe de formation. Bien que l’Union européenne offre un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui du Royaume-Uni, veuillez prendre note que Singapour et l’Australie n’offrent peut-être pas un niveau de protection aussi élevé que le pays où vous résidez. Vous consentez à ces transferts internationaux de données en acceptant le traitement de vos données personnelles lors de votre inscription à des séances de coaching avec PRO.
5. Vos droits en matière de confidentialité
Vous avez droit à ce qui suit :
- demander l’accès à toutes les données personnelles traitées à votre sujet et la correction de toute inexactitude qui y est relevée;
- déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles;
- obtenir des renseignements sur le traitement de vos données personnelles, vous opposer à leur traitement dans certains cas, ou restreindre leur traitement;
- demander la suppression de vos données personnelles;
- demander vos données personnelles et les utiliser à vos propres fins, ou les faire transférer à une autre organisation (droit à la portabilité des données).
Pour adresser une demande concernant les données personnelles traitées dans le cadre de ce programme, ou faire supprimer des données personnelles, veuillez communiquer avec le gestionnaire en sécurité de l’information de PRO à l’adresse bookings@practiceroomonline.com. Vous pouvez également envoyer un courriel à askE&C@Riotinto.com si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées.
Pour toute question concernant le contenu de la présente déclaration de confidentialité, veuillez communiquer avec votre équipe locale des RH ou votre responsable régional de la confidentialité des données.
Consentement
En choisissant d’utiliser les renseignements fournis par Rio Tinto pour organiser une séance de coaching avec PRO et transmettre vos renseignements personnels à PRO, et en participant ensuite volontairement à une ou plusieurs séances avec PRO, vous consentez au traitement de vos données personnelles de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité.
Vous reconnaissez et acceptez également que, conformément à la présente déclaration de confidentialité, vos données personnelles peuvent faire l’objet de transferts internationaux vers d’autres pays, lesquels pourraient ne pas offrir un niveau de protection des données personnelles aussi élevé que le pays dans lequel vous résidez.
