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Scenario 1 – Challenging a leader to take an objective view of their team

Who is Ali?

You are meeting Ali to discuss the calibration process following their mid-year reviews. You have worked with Ali before and know them to be extrovert, supportive of their team, ambitious and can be challenging when they are given advice or input that they don’t necessarily agree with. They are not rude, but what you might call a strong character. They are well respected in the business as a technical expert, very sociable and have a strong external presence in their technical/professional field.

The meeting

You have called this meeting as from previous email exchanges about the calibration process you have picked up that Ali may be struggling to take an objective view of their team and how each are contributing. You have also picked up in the language that they use that they are probably focused more on the WHAT of performance than the HOW.

In this meeting you will discuss three members of their team. You will find more detailed information on these team members below and you will find it useful to have this information to hand for your discussion. As a quick summary the team members are Mu, Jo and Kiran:

  • Mu is, in Ali’s eyes, highly effective in delivery. You suspect they are Ali’s favourite (a bit in their own image). However, Mu is not a team player and can be rather pushy
  • Jo is good at project delivery, collaborates well and is well liked in the team. Jo has previously agreed a more flexible working pattern to suit home commitments
  • Kiran is someone who Ali has previously expressed (to you) that they were not performing up to the level expected, particularly in relation to their lack of confidence. In that discussion you raised the development goals from Performance 6 as a way to manage this.

Your goals

Your goals for this meeting are:

  • To build trust and rapport
  • To ensure Ali understands the importance of the calibration process as part of the overall Performance 6 and STIP process
  • To ensure Ali understands the need to incorporate both the WHAT and the HOW (the values) in their assessment.

Ali’s Team Members (S1)

Mu – Technical Expert

  • Has specialised expertise and widely recognised in their field
  • Can be abrasive, abrupt and dismissive
  • Example 1: During a recent project, Mu was dismissive of a colleague’s concerns about a design flaw, which led to a delay in the project’s completion.
  • Example 2: Mu has a tendency to interrupt colleagues when they are speaking without fully considering their perspective.
  • A greater focus on curiosity and care such as active listening and empathetic communication will enable Mu to be more collaborative and will deliver high quality outcomes and results.

Jo – Diligent Deliverer

  • Prioritises safety and is committed to delivering work to plan and within budget
  • Creates a culture of excellence and innovation. Team members feel valued, supported and empowered
  • Jo has commitments with an elderly dependent parent, which means they have adopted a more flexible style of working (often catching up outside of core hours)
  • Example 1: Jo encourages team members to share their unique insights and regularly holds brainstorming sessions
  • Example 2: On a recent project, a team member took a decision without consulting Jo (who was not available due to outside commitment) which led to a small mistake and re-work.
  • Jo could work on how they better delegate and empower their team rather than trying to retain control themselves.

Kiran – Capable and needs to develop their confidence

  • Eager to learn, often asks questions to better understand both the work and his colleagues
  • Lacks confidence in his abilities and can be hesitant to take initiative and propose new ideas.
  • Example 1: Kiran was hesitant to propose a new approach to a problem because it wasn’t – aligned to the most senior person’s preferred approach. This led to a delay in the project’s completion.
  • When working on new projects there is an opportunity for Kiran to develop their influencing skills.

Scénario 1 – Amener un gestionnaire à jeter un regard objectif sur son équipe

Qui est Ali?

Vous rencontrez Ali pour discuter du processus de calibration à la suite des évaluations de mi-année. Vous avez déjà travaillé avec Ali auparavant et savez qu’il est extraverti, qu’il soutient son équipe, qu’il est ambitieux et qu’il peut être difficile de lui donner des conseils ou des commentaires avec lesquels il n’est pas nécessairement d’accord. Il n’est pas insolent, mais on peut dire qu’il a un fort caractère. Il est très respecté dans l’entreprise en tant qu’expert technique, il est très sociable et il s’investit beaucoup en externe dans son domaine technique/professionnel.

La rencontre

Vous avez convoqué cette rencontre car, d’après vos précédents échanges par courriel à propos du processus de calibration, vous avez compris qu’Ali pourrait avoir du mal à jeter un regard objectif sur son équipe et la contribution de chaque membre. Vous avez également décelé dans le langage qu’il utilise qu’il met probablement davantage l’accent sur le QUOI de la performance que sur le COMMENT.

Au cours de cette rencontre, vous discuterez de trois membres de son équipe. Vous trouverez ci-dessous de plus amples détails sur ces personnes et il vous sera utile d’avoir ces informations à portée de main pour votre discussion. En résumé, les membres de l’équipe sont Mu, Jo et Kiran :

  • Mu est, aux yeux d’Ali, très efficace sur le plan de l’exécution. Vous soupçonnez qu’il est le « chouchou » d’Ali (car il est un peu à son image). Cependant, Mu n’a pas l’esprit d’équipe et il peut se montrer assez autoritaire.
  • Jo est doué en matière d’exécution de projets, il collabore bien et il est apprécié dans l’équipe. Jo avait déjà convenu d’un horaire de travail plus flexible pour concilier ses obligations familiales.
  • Kiran, selon ce qu’Ali vous avait dit précédemment, n’offre pas une performance conforme aux attentes, particulièrement à cause de son manque de confiance. Lors de cette discussion antérieure, vous aviez soulevé les objectifs de développement relevant des 6 facteurs de performance comme moyen de gérer la situation.

Vos objectifs

Vos objectifs pour cette rencontre sont les suivants :

  • Renforcer la confiance et les liens
  • Vous assurer qu’Ali comprend l’importance de la calibration dans le cadre du processus global du PICT et des 6 facteurs de performance.
  • Vous assurer qu’Ali comprend la nécessité d’intégrer à la fois le QUOI et le COMMENT (les valeurs) dans son évaluation.

Membres de l’équipe d’Ali (S1)

Mu – expert technique

  • Possède une expertise spécialisée et est largement reconnu dans son domaine.
  • Peut se montrer abrasif, abrupt et condescendant.
  • Exemple 1 : Lors d’un récent projet, Mu a balayé du revers de la main les préoccupations d’un collègue à propos d’un défaut de conception, ce qui a finalement entraîné un retard dans l’achèvement du projet.
  • Exemple 2 : Mu a tendance à interrompre ses collègues lorsqu’ils s’expriment, sans pleinement prendre en compte leurs points de vue.
  • En faisant preuve de plus de curiosité et de bienveillance, notamment par l’écoute active et les communications empathiques, Mu pourrait en arriver à mieux collaborer et à obtenir des résultats de plus grande qualité.

Jo – personne diligente et axée sur l’exécution

  • Accorde la priorité à la sécurité et tient à mener à bien ses projets conformément au plan et au budget établis.
  • Crée une culture d’excellence et d’innovation. Les membres de l’équipe se sentent estimés, soutenus et responsabilisés.
  • Jo a des obligations auprès d’un parent âgé à sa charge, et il a donc adopté un style de travail plus flexible (il rattrape souvent son retard en dehors des heures normales).
  • Exemple 1 : Jo encourage les membres de l’équipe à exprimer leurs points de vue uniques et il organise régulièrement des séances de remue-méninges.
  • Exemple 2 : Dans le cadre d’un récent projet, un membre de l’équipe a pris une décision sans consulter Jo (qui n’était pas disponible compte tenu de ses obligations personnelles), ce qui a entraîné une petite erreur et une reprise du travail.
  • Jo pourrait travailler à mieux déléguer et à autonomiser son équipe plutôt que d’essayer de conserver le contrôle.

Kiran – personne compétente qui a besoin de développer sa confiance

  • A soif d’apprendre et pose souvent des questions afin de mieux comprendre à la fois le travail et ses collègues.
  • Manque de confiance à l’égard de ses capacités et peut hésiter à prendre l’initiative et à proposer de nouvelles idées.
  • Exemple 1 : Kiran a hésité à proposer une nouvelle approche face à un problème, car elle ne concordait pas avec l’approche privilégiée par un collègue plus haut placé. Cela a entraîné un retard dans l’achèvement du projet.
  • Lorsque de nouveaux projets se présentent, Kiran pourrait en profiter pour développer ses compétences d’influence.